Hvordan arrangerer man en alumni-genforening?

2024 Forfatter: Priscilla Miln | [email protected]. Sidst ændret: 2024-02-17 19:59

Alumni-genforeningsaftenen, uanset hvor den finder sted, og hvem den samler, kræver seriøs forberedelse og håndgribelige omkostninger. Som regel er det ret svært for én person at mestre tilrettelæggelsen af en sådan ferie og forberede sig på den.

Nu bruger de ofte bureauernes tjenester, men resultatet af fagfolks arbejde lever ikke altid op til forventningerne og kan afvige fra den version af ferien, som de ønskede at arrangere. Derfor er det bedre at tage sagen op på egen hånd, helst med et selskab på to, tre eller fire personer.

Hvor skal man begynde?

Du skal begynde at forberede aftenen for mødet for kandidater ved at bestemme antallet af deltagere. Det vil sige, at du bør beslutte, hvem du vil samle - hele nummeret, én klasse eller gruppe. Om man skal invitere lærerstaben og hvem af lærerne man skal ringe til. Alle andre aspekter afhænger af antallet af potentielle deltagere og gæster til begivenheden.

Dernæst skal du finde alle demmennesker, der skal samles. Uanset om du planlægger at holde en alumneaften på en skole eller en studenterfest i en restaurant, er søgen efter deltagere det vigtigste, lange og sværeste trin i forberedelsen.

Når alle mulige koordinater er fundet, skal folk kontaktes eller ringes op, og ikke kun sende dem invitationer. Dette skal gøres, for nogen vil ikke gå, og nogen vil gerne komme ikke alene. Du skal ringe eller skrive til lærerne. Du bør ikke udelukke deltagere på forhånd, med fokus på dine egne ideer. Det vil sige, at hvis alumnemødet for eksempel afholdes i Moskva, og en af de potentielle deltagere bor i Vladivostok, skal du ikke på egen hånd beslutte, at personen ikke kommer.

Det er nødvendigt at afklare det foretrukne tidspunkt og dato med hver af dem, der deltager i aftenen, inklusive lærere. Du bør også omhyggeligt spørge om økonomiske muligheder, dvs. spørge, hvor meget en person er klar til at afsætte til at organisere en begivenhed.

Efter disse indledende faser vil arrangørerne have en komplet liste over gæster og deltagere til begivenheden, som indeholder oplysninger om deres fritid og økonomiske muligheder.

Hvad er det næste?

På næste trin bør stedet, tidspunktet og det omtrentlige scenarie for aftenen for alumnimødet fastlægges. Dette er ikke svært at gøre, baseret på det omtrentlige budget og antallet af deltagere. På dette tidspunkt skal budgettet "se" to gange, samt antallet af deltagere.

Den første ting at begynde at tænke påscenarie - valg af lokation. Hvis der forventes mere end hundrede mennesker til arrangementet, men budgettet er lille, bør du leje en cafe eller en lille klub med en minimumsbestilling på basis af "for besøgende". Altså at blive enige med institutionens ejere om, at folk vil bestille drikkevarer og mad på egen hånd. Denne lejemetode vil reducere omkostningerne ved at betale for institutionen betydeligt.

En anden mulighed er at tilbringe et alumnimøde på en skole eller et institut. Men det er ikke altid, at denne måde at organisere et arrangement på er mere økonomisk end at leje en institution. For en fuld fest skal du dække buffetborde, det vil sige købe alkohol, mad eller færdiglavede snacks. Når du køber mad, skal du bruge en person, der vil lave mad. Du skal bruge duge, fade og meget mere. Du skal også rense alt efter feriens afslutning. Ud over udgifterne og besværet har afholdelse af et arrangement i en skolebygning en række væsentlige ulemper, såsom tids- og datobegrænsninger, behovet for at flytte og flytte møbler, fordi atmosfæren ikke er beregnet til fest.

Den bedste måde at tilbringe en aften med alumnemøder på er at kombinere et besøg på en skole eller et institut med en fest på en restaurant. En højtidelig del kan foregå i et skoleforsamlingshus eller et elevpublikum og overføre selve det sjove til en restaurant eller cafe. Med dette valg skal du først finde ud af, hvilke datoer og tidspunkter uddannelsesinstitutionen vil kunne afholde arrangementet, kombinere dette medden tidsramme, der foretrækkes af flertallet af deltagerne, og faktisk vælge en dato.

Koordiner ikke straks den valgte dato og tid med administrationen, men aftal kun på forhånd. Dette er nødvendigt for at finde en passende cafe til et udvalgt tidspunkt i nærheden af uddannelsesinstitutionen, i gåafstand. Det er meget ubelejligt, hvis instituttet eller skolen ligger i stor afstand fra restauranten. I denne situation vil nogle ikke gå til den højtidelige del, mens andre ikke vil gå til det sjove.

I et nærliggende cafeteria kan den valgte dato eller de valgte tidspunkter dog være travle, men en anden dato er gratis, hvilket også er praktisk. Derfor er det nødvendigt at forhandle med uddannelsesinstitutionen på forhånd og først efter det endelige valg af restauranten.

Nu kan du begynde at udvikle scenariet, igen ved at bruge listen over gæster og data om deres økonomiske muligheder. Dette er nødvendigt for at bestemme antallet af konkurrencer med præmier, aftenens menu, som vil blive bestilt på forhånd, og andre lignende øjeblikke. Scenariet for aftenen for alumnimødet, hvor kun ti personer vil deltage, selvom det er i "+1"-versionen, vil være meget anderledes end programmet for begivenheden for tyve klassekammerater og vil vise sig at være helt anderledes fra forsamlingen af hundrede mennesker.

De har dog alle den samme struktur:

• ceremoniel del;
• overgang til en restaurant eller bare en pause før buffetens start;
• normal tid;
• officielt slut;
• "efter-gang".

På tidspunktet for valg af scenarie i overensstemmelse med budgettet ogantallet af gæster bør ikke gå ind i detaljerne for at fylde hver vare, men fordele midlerne. Det er nemmest at gøre dette, ud fra hvad omkostningerne kan beregnes med maksimal nøjagtighed, for eksempel fra den ceremonielle del. "Bopi" bør slet ikke medtages i budgettet, men hvis der er gratis penge, så er det sagtens muligt at præsentere alle for en temacocktail ved afskeden. Det mest uklare rent budgetmæssigt er altid hoveddelen af aftenen, den der går efter manuskriptet og involverer forskellige konkurrencer, lotterier og præmier. Derfor skal den stå tilbage til sidst, og når du skal vælge, hvad den skal fyldes med, skal du gå ud fra, hvor mange penge der er tilbage.

Som et resultat vil du få et ret detaljeret økonomisk skøn. Det skal være tydeligt skrevet, så når deltagerne stiller spørgsmål til, hvilke penge der bliver indsamlet hos dem, skal du ikke forsøge at fortælle aftenens indhold, men blot sende en liste med tørre tal i en messenger eller på mail. Dette vil spare dine egne nerver og vil afholde mistænkelige klassekammerater fra at forhandle med samleren.

Når midlerne er indsamlet, bør du begynde at implementere planen. Med et stort antal arrangementsgæster kræves der norm alt mange forskellige elementer og egenskaber ved ferien. Du bør ikke gøre alt efter princippet "hvordan det går", tid og indkøb eller ordrer skal planlægges, det er meget mere bekvemt og med en klar tidsplan vil intet blive glemt.

Hvordan holder man den officielle del?

Indholdet af den højtidelige del afhænger af, hvor mange lærere der bliver, og hvem der præcist planlæggerVær tilstede. For eksempel holder instituttets rektor eller institutlederen, skoledirektøren om aftenen for dimittendmødet altid en tale, der åbner arrangementet. Dette er en tradition, der skal følges. Hvis der ikke er "høje rang", og kun en klasselærer eller flere faglærere er til stede, overgår retten til at åbne aftenen og gennemføre hele den højtidelige del til dens arrangør. Det er lige meget, hvem af lærerne, der kommer til arrangementet, alle, der deltog i aftenen for genforeningen af lærernes dimittender, får overrakt blomster og erindringsbreve med takkebreve.

Den ceremonielle del bør ikke være lang, men den bør heller ikke være for kort. Den optimale tid er 30-40 minutter. Indholdet kan være:

• åbningstale eller direktørens tale;
• udlevering af erindringsdiplomer eller certifikater, men kun med et lille antal deltagere, hvis der er mere end tyve personer, så udstedes certifikater efter afslutningen af den officielle del, når hallen forlades;
• lærernes ord, og efter at lærerne er færdige, skal du give blomster og et smukt designet "tak-papir", det samme gælder direktøren eller repræsentanten for administrationen;
• fuldførelse og invitation til at fortsætte til restauranten (du skal minde adressen og sige, at den er i invitationen).

Hvis en af dimittenderne vil sige noget, så sker det efter lærernes taler og før feriearrangørens sidste tale.

Hvis der er mulighed for at øve den højtidelige del, så bør dette gøres uden fejl. Der kan altid være nogle nuancer, der adskiller virkeligheden fra manuskriptet skrevet på papir. Talernes varighed, en ikke-fungerende mikrofon eller mangel på stativ til den og andre småting, der ikke kan tages i betragtning ved planlægningen. De vil blive tydelige under øvelsen og kan rettes eller elimineres.

Du kan fuldføre den højtidelige del, ikke begrænset til tale. En god mulighed ville være at synge en sang. Om aftenen for kandidatmødet, i mangel af en hymne på uddannelsesinstitutionen, kan du forberede ethvert passende tema og ikke for lang sang. Dens tekst og en forklaring hertil skal sendes til hver af deltagerne sammen med invitationen. Men hvis det ønskes, kan du kopiere det ved at udstede en udskrift med ord ved indgangen til hallen. Hvis det er planlagt at bruge badges, så gives de også til alle inden den officielle del ved indgangen.

Hvad kræves der til den officielle del?

Der er obligatoriske egenskaber for den officielle fase af begivenheden, som ikke afhænger af antallet af deltagere eller størrelsen af budgettet. Disse omfatter:

• blomster til alle lærere;
• erindringsbeviser eller "kandidatcertifikater";
• takkebreve til lærere.

Dette er fundamentet, du ikke kan undvære. Du kan bestille diplomer og diplomer i ethvert af reklamebureauerne eller direkte i trykkerier. Men en direkte ordre fra printere, selvom den er billigere, vil kræve uafhængig forberedelse af layoutet. Dette er ikke bare en tegning lavet i ethvert program, der er en række krav til sådanne layouts. Uden at forstå hvordandet er et layout til udskrivning der bliver lavet, det bør du ikke gøre, da resultatet vil kræve ændring og ikke trykkemaskinernes skyld. Det vil sige, du skal betale to gange.

Ud over de obligatoriske attributter kan sådanne elementer i begivenheden:

• badges med navn, klasse eller anden information;
• udsmykning af forsamlingshuset, foyeren og andre steder, hvor dimittender vil passere på uddannelsesinstitutionen;
• udskriv sangtekster, hvis det kræves.

I tilfælde af at det er koldt og glat udenfor, og restauranten ligger langt fra det sted, hvor aftenen for alumnemødet startede (f.eks. februar eller marts er ikke befordrende for lange gåture), kan du kan leje en transport. Det er bydende nødvendigt at advare om busudlejning i invitationer, da folk kan nægte at bruge deres egen bil efter at have lært om tilgængeligheden af transport "dør til dør".

Overgang til restauranten: er det muligt at fylde den med noget

Hvorvidt overgangstiden fra uddannelsesinstitutionen til feststedet skal fyldes med indhold er et individuelt spørgsmål. Det afhænger af mange nuancer, såsom:

• varighed og arbejdsbyrde af den officielle del;
• vejr og årstid;
• tilgængelighed af transport eller gang;
• tid det tager at komme til restauranten;
• antal deltagere.

Det er muligt i godt vejr og om sommeren at bruge klovne, dukker i naturlig størrelse, mimer med balloner og lignende på vejenakkompagnement. Dette gør gæsterne klar til en festlig aften. Men hvis stien for eksempel er for kort, skal du bare gå til den modsatte side af gaden, så behøver du ikke fylde den med noget.

For en bustur, der varer mindst 20 minutter, kan du bruge en klovn eller enhver anden kunstner, der fortæller vittigheder "i emnet" eller, endnu bedre, optræder i stand-up-genren. Den samme genre er optimal til hoveddelen af begivenheden.

Men hvis der er mindre end ti personer, så er sådan underholdning undervejs fuldstændig ubrugelig.

Hvordan bruger man det meste af aftenen?

Strukturen af, hvordan dimissionsfesten foregår i institutionen, et år senere samles de eller ti år efter dimissionen, er den samme. Men antallet af deltagere i arrangementet påvirker strukturen af fejringen. Er der mere end 10-15 personer, kræves der en leder. Hvis der er 5-7 deltagere, er det ikke nødvendigt med en toastmasters tjenester.

Alle konkurrencer, lotterier eller anden underholdning skal nødvendigvis svare til aftenens tema, samt drikketaler. Det er nemt at opnå dette. Brug blot nogle få tematiske elementer i scriptet.

Strukturen af begivenheden kunne være:

• arrangøren skal holde en kort middagstale, med andre ord genåbne ferien;
• følgende skåltaler skal rettes til specifikke personer og rapportere om, hvad de har opnået i fortiden, selvfølgeliggodt, kandidaterne selv kan tale, improviseret;
• mellem hæveglas, afholdes konkurrencer, optrædener af kunstnere eller deltagere om aftenen;
• inden lukning skal der afholdes lotteri med legende præmier, f.eks. med et certifikat for retten til at være vært og organisere det næste møde.

Arrangøren siger den sidste skål. I den skal du takke dem, der kom, udtrykke tillid til et tidligt møde og forklare, at restauranten er til fuld rådighed for alle dem, der ønsker at fortsætte med at have det sjovt, selvfølgelig med angivelse af tidspunktet. Det vil sige, at den officielle del skal være afsluttet mindst 2 timer før lejeperioden udløber.

Hvad skal man sige i "adresse"-toasts?

Tillykke med genforeningens aften adskiller sig ikke meget fra skåltaler på andre helligdage. Det vil sige, det er en kort tale, der indeholder behagelige ord om nogen, der taler om denne persons præstationer og opfordrer ham til at drikke.

Du kan tale om alt, men du skal selvfølgelig være forberedt. Alle har præstationer. For eksempel, hvis en fremragende studerende og aktivist blev en husmor, så skal du huske familieværdier og understrege, at et hus er det vigtigste, en person har. Hvis en klassekammerat arbejder som mekaniker på en fabrik, skal du tale om værdien af simple erhverv, uden hvilke alle bekvemmelighederne i det moderne liv er utænkelige. Det vil sige, at målrettede skåltaler skal øge en persons selvværd og glæde ham.

Efter sådanne taler bør et diplom "For Achievement" uddeles. Men dette bør kun gøres, hvis toastsvil være klar til hver af gæsterne. Hvis der er hundrede mennesker til festen, er der ingen grund til at udarbejde diplomer. Men selve skålene skal udtales. De skal være gennemtænkte for omkring halvdelen af deltagerne. Efter hvert par af sådanne taler bør gæster provokeres til de samme taler om deres klassekammerater.

Således er det evige spørgsmål om, hvad man skal drikke til, fuldstændig fjernet, og hver af de inviterede føler sig nødvendige og ikke overflødige i højtiden.

Hvad skal inkluderes i programmet?

Den mest optimale variant af programmet for sådanne begivenheder er deltagernes optræden. Men de fleste mennesker har en tendens til at afslå et tilbud om at optræde, så arrangører bør dække over dette med konkurrencer eller lotterier.

Det vil sige, at som præmier for at vinde en konkurrence, skal vinderen for eksempel læse poesi. Til aftenen for kandidatmødet, som afholdes i henhold til et program organiseret efter dette princip, skal der udarbejdes tekster, der er udskrevet på forhånd. Ikke alle mennesker husker nogen digte.

Du kan overhovedet undvære konkurrencer og spille forestillinger i form af et lotteri eller tab. Du kan arrangere en auktion. Det vil sige, at deltageren får mulighed for at sælge nogen sin ret til at tale, og pengene til denne lod vil være begyndelsen på budgettet for næste aften af genforeningen, hvis dato selvfølgelig bør annonceres, for f.eks. næste år.

Hvordan forbereder man en tale?

Dette spørgsmål forvirrer ofte selv de mest pedantiske og talentfulde arrangører. Faktisk er alt simpelt. Ord til genforeningens aftenbør ikke være prætentiøs, oprigtig og venlig. Det er nok.

Tale bør ikke forsinkes. Åbningen af den højtidelige del er ganske inden for 5-7 minutter, selvfølgelig, hvis instruktøren eller en af de "vigtige" lærere ikke holder talen. De bør ikke begrænses i tid – det er uhøfligt. Den sidste officielle del af talen varer 4-5 minutter, den kan startes med ordene: “Hjemaften begynder”, “Nu skal vi på restaurant og vi skal hygge os” og anden information, for eksempel om busser eller institutionens adresse.

Den første skål er fuldstændig symbolsk og skal lyde enkelt: “Guys! Her har vi set hinanden! Lad os fejre det! Adresse-toasts består af flere sætninger og tager 2-4 minutter.

Vanskeligheder med bordtaler kan undgås ved at ansætte en vært eller ved at bruge resten af deltagerne så meget som muligt.

Hvad bør ikke glemmes?

Når du planlægger en aften, skal du huske tre nuancer, såsom:

• organiser foto- eller videooptagelser;
• søg efter vært;
• sender invitationer.

Sørg for at hyre en fotograf og/eller videograf. Dette er en meget vigtig del af mødet. Desuden bør du bestille tjenester for hele aftenen - fra den højtidelige officielle del til "efter-vandringen". Resultaterne af hans arbejde skal derefter sendes elektronisk til alle begivenhedens gæster.

Lej en vært til fester med mere end 10 personer. Arrangøren selv er jo også færdiguddannet og han skal have det sjovt, og ikke følge programmet oggæsternes stemning.

Invitationen skal udsendes, inklusive alle de nødvendige oplysninger i den: tid og sted for mødet, navn og adresse på restauranten, tilgængeligheden af bussen, hvis det er planlagt at leje den, sangteksten, selvfølgelig, hvis dette element er inkluderet i manuskriptet, og så videre.

Du behøver ikke at udskrive invitationer, det er meget nemmere at udstede dem i elektronisk form og sende dem ud via messenger eller e-mail.